För de klubbar som nu planerar att genomföra sitt årsmöte digitalt har förbundsstyrelsen undersökt och funnit att det finns stöd att få från RF och RF-SISU distrikten.
Börja med att läsa den information som finns på RF:s hemsida:
https://www.rf.se/bidragochstod/it-tjanster/digitalaarsmoten
Här finns praktisk information för både deltagare och för de som ansvarar för genomförandet av årsmötet. På sidan listas även kortfattat lämpliga digitala plattformar.
Vilken man väljer beror på hur klubbens årsmöten ser ut eller förutses se ut. På ovan nämnda hemsida listas fyra kategorier. Beroende på er förenings storlek om det finns många motioner, åsiktsstarka ombud eller avvikande åsikter kan det finnas skäl att fundera på vilken plattform som är mest lämplig. Utgångspunkten skall alltid vara att alla ombud/medlemmar känner att årsmötet genomfördes på ett demokratiskt och korrekt sätt.
Användandet av de vanligare mötesplattformarna såsom Zoom, Teams, Skype etc är gratis eller i princip gratis och de är med stor säkerhet bekanta för de flesta. Kolla så att det inte finns begränsningar i antal mötesdeltagare eller begränsningar i mötestid.
Plattformen Easymeet hanterar viktade röster, talarlistor och agenda. RF har förhandlat fram en kostnad till 2000 kr per möte för medlemsföreningar. Kostnader för mötesadministration och support tillkommer. Telefonsupport kostar 450 kr/timme. Kostnaden för ett årsmöte kan därför inte sällan överstiga 2000 kr. Det är att rekommendera att man avsätter minst en person som ansvarar för den digitala plattformens administration. Detta är inte jättekomplicerat utan något en datavan lekman klarar, men det bör inte vara ordföranden för mötet.
Funderar ni på att använda Easymeet skall ni kontakta ert RF-SISU distrikt. Ni kan då tillsammans med dem avgöra om det är Easymeet som behövs och även få hjälp med att boka lämpligt datum. Licensen är begränsad till ett antal användare per dag. Med andra ord, kontakta ert RF-SISU distrikt i god tid. Kontaktuppgifter till era distrikt hittar ni här:
https://www.sisuidrottsutbildarna.se/Omoss/varadistrikt/
Som förbundsstyrelsen förstått det planerar flera distrikt att ordna digitala informationsmöten om hur man genomför digitala årsmöten, vilket de i flera fall redan har gått ut med till sina respektive medlemsföreningar.